エラーメールを確認

エラーメールには、エラーの原因が書いてあります。
そして、ネット上にはエラーメールについての解説記事が山のように転がっています。
メールのタイトルや本文は英語で書かれていることが多いので、つい敬遠してしまいますが……一部分を適当にコピペして、検索してみましょう。

「メール　エラー　〇〇（コピペした英文）」

とすると確実です。

エラーメールが届いた時は、これでほとんどの解決策が見つかります。ほぼ勝ち確です。
ありがとう先人偉人たち。ただし、記事の鮮度（公開日が古くないか）には注意です。

状況を確認する

メールが送信できない時、原因は

• 送信側
• 受信側

のどちらかにあります。両方が原因ということは滅多にないですし、送っている最中に第3者が…といった事例も少ないです。（無論ゼロではない）

• エラーメールはないけど、送受信できていないっぽい
• エラーメールの確認はできたけど、何をしていいのかわからない
• 何が起きているかわからない！

といったときは、まずは状況を確認しましょう。
もしくは……内容がわからなくても！「状況を確認できる画面」を用意しましょう。

自分の状況を確認する

この時点で「あれ？」と気づくことがあればラッキー。光明見える可能性があります。

相手の状況を確認する

次に、相手の状況を確認しましょう。
相手に「送信エラーメール」が届いている場合もあります。

気づきがあれば、修正して、再度送受信を試してみましょう。
相手にお願いするのは気が引けたら、社内でテストしてみるのもアリです。

メールに詳しい人や、委託業者さんに聞く

エラーメールと、お互いの状況。
これらが整理できたら、メールの設定に詳しい人に聞いてみましょう。

最初から「わからない！」と頼ってもいいのですが、おそらく、先に書いたようなことを聞き返されると思います。
特に委託業者さんなど、外部の会社さんに依頼すると、調査費や作業費がかかってしまうことがあります。（当たり前ですが…）
ある程度状況がわかっていると、スムーズにやり取りができ、早期解決にもつながります。

解決する！

原因と解決策がわかったら、迷い旅の終わりは目前です。しかるべき対応をして、トラブルを解消していきましょう。
対応には、いろいろなパターンがありますが、

• 自分で作業する（設定を変更する、ソフトを再インストールする…など）
• 相手に作業してもらう（受信拒否設定の解除、容量を空ける、メールボックスを確認する…など）
• 専門業者に対応してもらう（メールサーバの設定変更、ブロックリストの解除申請…など）

の大きく3つに分かれます。
ものによって時間はかかるかもしれませんが、順を追っていけば必ず解決します！落ち着いて対処しましょう。

３、よくある原因5選

メールトラブルは大小様々で、単純なものから複雑なものまでありますが、
私の独断と経験で、よくある原因を5つ挙げてみました。
「メールがおかしい！」と思ったら、まずはここから当たってみるといいかも…

容量オーバー（受信側）

メールサーバの容量がいっぱいで、新しいメールを受信できなくなっている状態に。
私も本職に就くまで分かっていなかったのですが、
「メールソフトでメールやファイルを削除する」＝「メールサーバでも削除される」とは限らない！！
…のです。自分ではこまめに削除していると思っていても、意外と容量オーバーになっていることがあります。

ご使用のメールソフトで、「サーバから不要データを消す方法」を探しておくことをお勧めします。

添付ファイルが大きすぎる（送信側）

メールに添付するファイルがあまりに大きい／多いと、受信側のセキュリティやメールサイズの上限に引っかかり、送れなくなることがあります。
そうでなくても、送受信に時間がかかったり、ダウンロードしにくかったりと、相手にも苦労をかけるためなるべく避けたいところです。

迷惑メール扱いされている

迷惑メールの受信箱に潜んでいることがあります。メールが見つからないときは、まずここを覗いてみると良いかもしれません。
また、Gmailは最近、セキュリティ強度をグッと上げており、迷惑メールと判定されて弾かれる…という問題が起きています。
メールサーバ側に設定が必要なため、早めに対処しておくことをお勧めいたします。

「メール送信者のガイドライン」

アドレス間違い

最近疲れていませんか…お茶でも飲んで、一息つきましょう。

アカウント設定

メールソフトでアドレスを登録するときに、設定を間違えている可能性があります。
送信／受信サーバのアドレスや、POP／IMAPなど設定を見直してみましょう。