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メールでトラブルが起きたら

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nonaka
画像:メールでトラブルが起きたら

nonakaです。
GWも終わり、新しい環境下でいよいよ本格的に生活が始まったという方も多いのでは。
リバースも新しい社員が増えたり、少しずつ体勢が更新されていってます。時代に合わせて、webも人も変わっていくものですね。

新しく入った人や新規事業の始動などで、メールアドレスを追加したり変更することの多い季節。
久しぶりに設定を触ってみたら「メールが届かない」「送信できない」といったトラブルも起きがちです。

そこでメールでトラブルが起きた時の初期対応についてまとめてみました。

エラーメールを確認

エラーメールには、エラーの原因が書いてあります。
そして、ネット上にはエラーメールについての解説記事が山のように転がっています。
メールのタイトルや本文は英語で書かれていることが多いので、つい敬遠してしまいますが……一部分を適当にコピペして、検索してみましょう。

「メール エラー 〇〇(コピペした英文)」

とすると確実です。

エラーメールが届いた時は、これでほとんどの解決策が見つかります。ほぼ勝ち確です。
ありがとう先人偉人たち。ただし、記事の鮮度(公開日が古くないか)には注意です。

状況を確認する

メールが送信できない時、原因は

  • 送信側
  • 受信側

のどちらかにあります。両方が原因ということは滅多にないですし、送っている最中に第3者が…といった事例も少ないです。(無論ゼロではない)

  • エラーメールはないけど、送受信できていないっぽい
  • エラーメールの確認はできたけど、何をしていいのかわからない
  • 何が起きているかわからない!

といったときは、まずは状況を確認しましょう。
もしくは……内容がわからなくても!「状況を確認できる画面」を用意しましょう。

自分の状況を確認する

  • メールソフトの種類/バージョン
  • メールの容量
  • アカウントの設定内容
  • 最近あった変更や更新(個人だけでなく、会社全体でも不意に行われていたりするので要確認!)
  • 送受信できなかったメール(アドレスや添付ファイル)

この時点で「あれ?」と気づくことがあればラッキー。光明見える可能性があります。

相手の状況を確認する

次に、相手の状況を確認しましょう。
相手に「送信エラーメール」が届いている場合もあります。

  • エラーメールの内容(転送してもらう)
  • 相手のメールソフトの種類/バージョン

気づきがあれば、修正して、再度送受信を試してみましょう。
相手にお願いするのは気が引けたら、社内でテストしてみるのもアリです。

メールに詳しい人や、委託業者さんに聞く

エラーメールと、お互いの状況。
これらが整理できたら、メールの設定に詳しい人に聞いてみましょう。

最初から「わからない!」と頼ってもいいのですが、おそらく、先に書いたようなことを聞き返されると思います。
特に委託業者さんなど、外部の会社さんに依頼すると、調査費や作業費がかかってしまうことがあります。(当たり前ですが…)
ある程度状況がわかっていると、スムーズにやり取りができ、早期解決にもつながります。

解決する!

原因と解決策がわかったら、迷い旅の終わりは目前です。しかるべき対応をして、トラブルを解消していきましょう。
対応には、いろいろなパターンがありますが、

  • 自分で作業する(設定を変更する、ソフトを再インストールする…など)
  • 相手に作業してもらう(受信拒否設定の解除、容量を空ける、メールボックスを確認する…など)
  • 専門業者に対応してもらう(メールサーバの設定変更、ブロックリストの解除申請…など)

の大きく3つに分かれます。
ものによって時間はかかるかもしれませんが、順を追っていけば必ず解決します!落ち着いて対処しましょう。

3、よくある原因5選

メールトラブルは大小様々で、単純なものから複雑なものまでありますが、
私の独断と経験で、よくある原因を5つ挙げてみました。
「メールがおかしい!」と思ったら、まずはここから当たってみるといいかも…

容量オーバー(受信側)

メールサーバの容量がいっぱいで、新しいメールを受信できなくなっている状態に。
私も本職に就くまで分かっていなかったのですが、
「メールソフトでメールやファイルを削除する」=「メールサーバでも削除される」とは限らない!!
…のです。自分ではこまめに削除していると思っていても、意外と容量オーバーになっていることがあります。

ご使用のメールソフトで、「サーバから不要データを消す方法」を探しておくことをお勧めします。

添付ファイルが大きすぎる(送信側)

メールに添付するファイルがあまりに大きい/多いと、受信側のセキュリティやメールサイズの上限に引っかかり、送れなくなることがあります。
そうでなくても、送受信に時間がかかったり、ダウンロードしにくかったりと、相手にも苦労をかけるためなるべく避けたいところです。

迷惑メール扱いされている

迷惑メールの受信箱に潜んでいることがあります。メールが見つからないときは、まずここを覗いてみると良いかもしれません。
また、Gmailは最近、セキュリティ強度をグッと上げており、迷惑メールと判定されて弾かれる…という問題が起きています。
メールサーバ側に設定が必要なため、早めに対処しておくことをお勧めいたします。

「メール送信者のガイドライン」

アドレス間違い

最近疲れていませんか…お茶でも飲んで、一息つきましょう。

アカウント設定

メールソフトでアドレスを登録するときに、設定を間違えている可能性があります。
送信/受信サーバのアドレスや、POP/IMAPなど設定を見直してみましょう。

以上です。

毎日使うからこそ、メールのトラブルは避けて通れないものです。
しかし、ほとんどの問題には必ず原因と解決策があります。「これも経験…」と思って、ひとつずつ解決していきましょう。

新しい環境で走り始めた皆さん、
着実にその道を極め続ける皆さん、
今年度もがんばりましょう〜〜!!

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